Od 1 kwietnia e-Doręczenia obowiązkowe dla firm wpisanych do KRS

Od 1 stycznia 2025 wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń stał się elementem wniosku o wpis do KRS. Przedsiębiorcy wpisani do KRS przed 1 stycznia 2025, będą musieli wpisać adres do e-Doręczeń do BAE nie później niż 1 kwietnia 2025. Usługa umożliwi im prowadzenie formalnej korespondencji z administracją publiczną online – przypomina resort cyfryzacji.

e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Usługa umożliwia korespondencję online z urzędami. Przesyłki elektroniczne wysłane w ramach e-Doręczeń są rejestrowane i równoważne prawnie z tradycyjną przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru. Firmy mogą wykorzystywać „cyfrowy polecony” między innymi do odbierania decyzji, wezwań i zawiadomień z urzędów czy składania wniosków i dokumentów do instytucji publicznych.

Korzystając z e-Doręczeń firmy:

• nie ponoszą kosztów związanych z zakupem znaczków, drukowaniem, kopertowaniem korespondencji urzędowej,
• oszczędzają czas związany z koniecznością wizyty na poczcie,
• mogą odebrać i wysłać korespondencję online – z dowolnego miejsca, w dowolnym czasie,
• otrzymują natychmiastowe powiadomienia o otrzymanej korespondencji,
• zachowują cyfrowe dowody nadanych przesyłek oraz mogą śledzić ich bieg,
• mają gwarancję zachowania tajemnicy korespondencji,
• mają możliwość integracji usługi z własnymi systemami kancelaryjnymi.

Docelowo usługa e-Doręczeń zastąpi tradycyjną, papierową korespondencję urzędową, a także korespondencję przez platformę ePUAP.

Nowy obowiązek od 1 kwietnia 2025 r. – kogo dotyczy?

Do posiadania aktywnego adresu e-Doręczeń już teraz zobowiązane są m.in. urzędy, instytucje publiczne oraz nowopowstające firmy. Od 1 kwietnia 2025 r. obowiązek obejmie kolejną grupę podmiotów: przedsiębiorstwa wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS przed 1 stycznia 2025 r.

Są to podmioty wymienione w art. 36 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, w tym w szczególności:

• spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
• spółki akcyjne,
• proste spółki akcyjne,
• spółki europejskie,
• spółki jawne,
• spółki komandytowe,
• spółki komandytowo- akcyjne,
• spółki partnerskie,
• spółdzielnie,
• spółdzielnie europejskie,
• towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych,
• towarzystwa reasekuracji wzajemnej,
• fundacje oraz stowarzyszenia posiadające osobowość prawną – w przypadku, gdy oprócz posiadania wpisu do rejestru stowarzyszeń i fundacji są wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS (a więc gdy prowadzą działalność gospodarczą).

Jak założyć adres do e-Doręczeń?

Operatorem Wyznaczonym usługi e-Doręczeń jest Poczta Polska. Adres do e-Doręczeń (ADE) umożliwiający korespondencję z administracją publiczną można założyć na stronie internetowej: e-Doręczenia dla przedsiębiorców | Biznes.gov.pl – Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiebiorcy.

Przedsiębiorca, który chciałby wysyłać cyfrowe listy polecone nie tylko podmiotów publicznych, ale również do innych osób i podmiotów posiadających adres do e-Doręczeń, może skorzystać z oferty kwalifikowanych dostawców usług (KDU). Więcej informacji na ten temat: https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/kwalifikowani-dostawcy-uslug-kdu3