Już za kilka miesięcy wejdą w życie przepisy nowelizujące kodeks pracy, zobowiązujące pracodawców do gruntownej przebudowy procesów rekrutacyjnych i zasad wynagradzania. Firmy muszą przygotować spójne procedury, określić sposób ujawniania płac, dostosować język ogłoszeń o pracę i zintegrować nowe obowiązki z całością polityki płacowej. Eksperci ostrzegają: ten, kto nie zacznie przygotowań już teraz, ryzykuje problemy, podczas gdy ci, którzy postawią na transparentność, mogą zyskać przewagę konkurencyjną.

Co się zmieni

Ustawa z 4 czerwca 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy (Dz.U. poz. 807), która wejdzie w życie 24 grudnia 2025 r., to początek zmian w obszarze rekrutacji i polityki płacowej firm. Nowe przepisy mają na celu zwiększenie jawności i przejrzystości wynagrodzeń oraz eliminację dyskryminacji w procesach rekrutacyjnych. Pracodawcy zostaną zobowiązani do ujawniania kandydatom informacji o wynagrodzeniu jeszcze przed zawarciem umowy o pracę.

Istotną zmianą jest także zakaz zadawania pytań o dotychczasowe czy poprzednie wynagrodzenie kandydata. Do tej pory była to powszechna praktyka, która utrwalała nierówności płacowe.

Nowe regulacje obejmą również język ogłoszeń o pracę. Wszystkie oferty muszą być formułowane w sposób neutralny pod względem płci, co oznacza koniec z ogłoszeniami w rodzaju „poszukiwany kierownik” czy „zatrudnimy sprzedawczynię”. Zmiana ta ma zapewnić niedyskryminujący charakter rekrutacji i równe traktowanie kandydatów.

Choć przepisy te formalnie nie są jeszcze pełną implementacją dyrektywy unijnej, w dużej mierze odpowiadają jej założeniom i przygotowują grunt pod kolejne obowiązki, które wejdą w życie w 2026 r. To właśnie dlatego pracodawcy powinni rozpocząć przygotowania już teraz.

– Fundamentalnym problemem tej nowelizacji jest brak obowiązku prezentowania widełek płacowych już w ogłoszeniu o pracę. Nowe przepisy pozwalają na to, aby podać tę informację dopiero przed samym zawarciem umowy o pracę. W moim przekonaniu jednak organizacje, które postawią na transparentność i zdecydują się na ujawnianie widełek, zyskają tym samym przewagę konkurencyjną, bo oczekiwanie społeczne w tym zakresie jest bardzo wyraźne.

Do tej pory standardowym pytaniem było pytanie kandydata o oczekiwania finansowe i dostosowywanie oferty pracodawcy do takich oczekiwań. Od 24 grudnia pracodawca będzie zobowiązany poinformować kandydata o proponowanym wynagrodzeniu w taki sposób, aby umożliwić mu prowadzenie świadomych negocjacji płacowych z przyszłym pracodawcą – wyjaśnia.

Jedna z trzech opcji

Firmy muszą przygotować się na wybór jednej z trzech form przekazywania informacji o wynagrodzeniu:

1. pełnej kwoty ze wszystkimi składnikami,
2. wynagrodzenia początkowego albo
3. przedziału płac, czyli widełek.

– Ustawa nie precyzuje, co to jest wynagrodzenie początkowe ani czy chodzi o przedział wynagrodzenia początkowego, czy całościowego. Moim zdaniem za wynagrodzenie początkowe można uznać proponowane wynagrodzenie zasadnicze. Jeżeli chodzi o przedział, to można będzie podawać widełki wynagrodzenia zasadniczego. Nie można jednak wykluczyć innych interpretacji.

– Dużo wątpliwości budzi u pracodawców moment i sposób podania tych informacji. Na pewno informację trzeba podać pisemnie lub elektronicznie. Podanie jej ustnie podczas rozmowy nie wystarczy – uważa.

– Można to zrobić w ogłoszeniu o pracę lub podczas rozmowy kwalifikacyjnej, a nawet przed nawiązaniem stosunku pracy. Przepisy dopuszczają więc dość późny moment jej ujawnienia, jednak ważne jest, by nie odkładać tego do chwili przedstawienia ostatecznej oferty. W praktyce kandydaci mogą sami wymusić wcześniejsze podanie danych płacowych, np. odmawiając odpowiedzi na pytania o oczekiwania finansowe do czasu otrzymania informacji od pracodawcy – dodaje.

Neutralne stanowiska

Transparentność w rekrutacji to dopiero początek. – Zmiany w sposobie informowania o wynagrodzeniach muszą być spójne z polityką płacową firmy. W przeciwnym razie mogą rodzić problemy zarówno w relacjach z kandydatami, jak i obecnymi pracownikami. Ci ostatni będą porównywać swoje pensje z widełkami z ogłoszeń, co w przypadku nieuzasadnionych różnic może prowadzić do roszczeń związanych z nierównym traktowaniem – ostrzega.

Najważniejsze jest, aby już teraz zacząć pracę nie tylko nad spójnym, przejrzystym i dobrze udokumentowanym procesem rekrutacyjnym, ale w ogóle nad uporządkowaniem struktury organizacyjnej oraz polityki płacowej.