E-Doręczenia to usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Usługa ta umożliwia wysyłanie i odbieranie korespondencji elektronicznie, ze skutkiem równoważnym z listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Firmy mają założyć skrzynki dla e-doręczeń i posługiwać się tą usługą obowiązkowo – niektóre już od 10 grudnia 2023 r.
Firmy zarejestrowane w CEIDG oraz w KRS korzystają ze skrzynki do e-Doręczeń w Koncie Przedsiębiorcy.(aby utworzyć Konto Przedsiębiorcy należy wejść w zakładkę Konto Przedsiębiorcy na stronie www.biznes.gov.pl , podać imię, nazwisko oraz adres e-mail).
Adres do e-Doręczeń firmy pozostaje stały, nawet jeśli zmieni się jej adres fizyczny.
e-Doręczenia dają gwarancję:
- jednoznacznej identyfikacji nadawcy i adresata
- tajemnicy korespondencji
- niezafałszowania (integralności) przesyłanych danych
- dostępu do wiarygodnych i akceptowanych prawnie dowodów wysyłki i odbioru
- dostępu do informacji o dacie i czasie wysłania i otrzymania korespondencji
- możliwości szybkiego ustalenia adresu do e-Doręczeń odbiorcy.
Kto musi mieć skrzynkę do e-Doręczeń
Skrzynkę do e-Doręczeń muszą mieć przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG i w KRS.
Poza firmami jednoosobowymi i spółkami, adres do e-Doręczeń muszą również mieć inne podmioty niepubliczne wpisane do KRS, na przykład fundacje i stowarzyszenia.
Można założyć skrzynkę do e-Doręczeń jako obywatel, ale dla swojej firmy należy założyć kolejną – jako przedsiębiorca. W takim przypadku nie można posługiwać się tą samą skrzynką.
Do 2029 roku wszystkie podmioty publiczne, jednostki samorządu terytorialnego, a także sądy będą musiały prowadzić korespondencję urzędową poprzez e-Doręczenia. Administracja publiczna, urzędy centralne zaczną posługiwać się e-Doręczeniami już w grudniu 2023 roku.
Od kiedy przedsiębiorca musi mieć skrzynkę do e-Doręczeń
Termin, od którego dana firma musi posiadać skrzynkę do e-Doręczeń, zależy od daty jej rejestracji w CEIDG albo KRS:
- firmy, które zarejestrują działalność po 10 grudnia 2023 roku (KRS) oraz od 1 stycznia 2024 roku (CEIDG), będą zakładać skrzynki do e-Doręczeń przy okazji rejestracji firm
- firmy, które powstały przed tymi datami, muszą złożyć wniosek o założenie skrzynki do e-Doręczeń w określonym terminie:
– firmy z rejestru KRS do 10 marca 2024 roku,
– firmy z rejestru CEIDG – do 30 września 2026 roku.
Niezależnie od podanych terminów przedsiębiorcy mogą występować już teraz o założenie skrzynki do e-doręczeń.
Zakładanie skrzynki do e-doręczeń przez przedsiębiorców zarejestrowanych w CEiDG
| Przedsiębiorcy | kiedy trzeba mieć adres do e-Doręczeń | jak założyć adres do e-doręczeń |
| zarejestrowani w CEiDG do 31.12.2023 | do 30.09.2026 | – we wniosku o założenie adresu do e-Doręczeń (na www.biznes.gov.pl) |
| rejestrujący się po 31.12.2023 | od 1.01.2024 r. | – we wniosku o założenie adresu do e-Doręczeń (na www.biznes.gov.pl)
– we wniosku o rejestrację firmy (od 10 grudnia 2023 r.) |
Zakładanie skrzynki do e-doręczeń przez przedsiębiorców zarejestrowanych w KRS
| Przedsiębiorcy | kiedy trzeba mieć adres do e-Doręczeń | jak założyć adres do e-doręczeń |
| zarejestrowani przed 10.12.2023 | od 10.03.2024 r. | we wniosku o założenie adresu do e-Doręczeń (na www.biznes.gov.pl) |
| zarejestrowani od 10.12.2023 | od 10.12.2023 | – poprzez serwis Ministerstwa Sprawiedliwości |
Źródło: Informacja pt. „e-Doręczenia dla przedsiębiorców” – zaktualizowana na dzień 22.09.2023 r. opubl. na www.biznes.gov.pl