17 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt nowelizacji ustawy o VAT, który wprowadza szereg zmian w systemie KSeF. Nowe przepisy przewidują m.in. wprowadzenie na stałe trybu offline24, ułatwienia dla najmniejszych firm, możliwość dołączania załączników do e-faktur, a także skrócenie terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni. Kolejnym krokiem będzie uruchomienie testów systemu i publikacja dokumentacji technicznej.

Najważniejsze rozwiązania nowego projektu KSeF

Projekt zakłada wprowadzenie obowiązku wystawiania e-faktur dla wszystkich podatników (czynnych i zwolnionych z VAT), w dwóch etapach:

• od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników (o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł wraz z podatkiem),
• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

W przypadku najmniejszych podatników, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie), termin wdrożenia zostanie odroczony do 1 stycznia 2027 r.

Do końca 2026 r. przedsiębiorcy nadal będą mogli wystawiać faktury przy użyciu kas rejestrujących. Ponadto, odroczenie kar do końca 2026 r. zapewni dodatkowy czas podatnikom na prawidłowe wdrożenie obowiązków bez potencjalnej sankcji za błędy. Równocześnie do końca przyszłego roku, odroczony zostaje obowiązek podawania numeru KSeF w tytułach przelewów za e-faktury.

Nowa wersja projektu ustawy o VAT przewiduje również możliwość stałego korzystania z trybu KSeF offline24. Podatnicy, których specyfika działalności uniemożliwia wystawianie faktur w czasie rzeczywistym, będą mogli wystawiać faktury ustrukturyzowane bez bezpośredniego połączenia z systemem, z obowiązkiem ich przesłania najpóźniej w kolejnym dniu roboczym. Warunkiem niezbędnym do wystawiania e-faktur w trybie „offline24” w okresie obligatoryjnego KSeF będzie uzyskanie certyfikatu wystawcy faktury.

Dodatkowo, faktury VAT RR dokumentujące nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych nie będą objęte obowiązkiem wystawiania w KSeF. Wystawianie tych dokumentów w systemie dobrowolnie będzie możliwe od 1 kwietnia 2026 r.

Kolejne etapy wdrożenia KSeF

Zgodnie z wcześniej zapowiedzianym harmonogramem, do końca czerwca Ministerstwo Finansów opublikuje dokumentację interfejsu programistycznego API systemu KSeF 2.0 oraz dokumentację nowej struktury logicznej FA(3). Dzięki temu integratorzy i firmy będą mogli rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu w środowisku testowym. W najbliższym czasie resort finansów planuje działania, które mają na celu wsparcie przedsiębiorców oraz dostawców oprogramowania w przygotowaniach do wdrożenia KSeF. Szczególna uwaga zostanie poświęcona księgowym i biurom rachunkowym, które będą odgrywać kluczową rolę w procesie wdrażania nowych rozwiązań u swoich klientów.

Resort będzie również współpracował z integratorami systemów finansowo-księgowych, z których korzystają przedsiębiorcy, aby zapewnić im wsparcie w jak najlepszym dostosowaniu narzędzi informatycznych do nowych wymagań i zapewnić ich kompatybilność z KSeF 2.0.

Kolejnymi krokami będzie start otwartych testów API, oraz udostepnienie testowej wersja Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.

Nowe terminy VAT

W związku z wejściem w życie KSeF, o 1/3 skrócony zostanie podstawowy termin zwrotu VAT – z 60 do 40 dni. Podatnicy otrzymają przez to szybciej środki z urzędu skarbowego, co poprawi ich płynność finansową.

O miesiąc zostanie przesunięty termin związany z rozliczeniem podatku VAT od tzw. „niezwróconej kaucji” za opakowania objęte systemem kaucyjnym. Decyzja o przedłużeniu terminu dla pierwszego rozliczenia, które mają obowiązek przeprowadzić podatnicy i płatnicy, jest odpowiedzią na postulaty zgłaszane przez organizacje przedsiębiorców. Zmiana ta ma na celu ułatwienie firmom prawidłowego wywiązania się z nowych obowiązków podatkowych. Dodatkowy miesiąc na rozliczenie VAT pozwoli przedsiębiorcom lepiej przygotować się do wdrożenia przepisów i uniknąć potencjalnych błędów w raportowaniu.